#5 Reuniones de trabajo

¿Qué es una reunión de trabajo?

Se define como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo especifico

Tipos:

• De Información
• De Acción
• Combinación

Preparación de una Reunión

Preparación o planificación. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de la manera adecuada, teniendo la falsa creencia de no requerir ninguna habilidad especial para conducir y facilitar el proceso, siendo la realidad muy diferente, nos atrevemos a afirmar que el 50 % del éxito de una reunión está en su preparación

.Aspectos Principales en la Preparación de una Reunión

Inicio

Objetivo

Elaboración de una agenda

Elección de los participantes

Medios

Logística

Desarrolla un programa

Pasos de la ejecución

Guía para conducir la reunión

Conducción

La evaluación

Cierre

La Dirección de una Reunión

Concepto: Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director 

Importancia: El administrador de empresas debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.

• Diferencias entre los participantes.
• Tamaño del grupo.
• Son quienes deben de buscar estrategias para lograr la meta del grupo.
• El trabajo del líder no termina cuando el grupo es capaz de trabajar bien siempre tiene que seguir asesorándolos.
• Los Participantes: •Deben tener el mismo trabajo u objetivo especifico.
• Son personas que trazan objetivos particulares o similares. 

Tipos: En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director.

 Se describen tres tipos de reuniones:

• Con Control del Director y Sin Participación del Grupo.
• Sin Control del Director y Con Participación del Grupo
• Con Control del Director y Con Participación del Grupo

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo

Instructiva: El Director desea instruir o informar al grupo. El control del Director es remarcado. El Director permite que el grupo discuta y critique el material presentado. El Director conduce la reunión conforme al lineamiento pre-establecido. El Director procura conseguir la aceptación del grupo, haciendo que los participantes desarrollen el tema objeto de estudio. Las conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo.

Investigación de Opinión: El Director presenta el tema y define los límites de la discusión. El grupo ofrece sugerencias y críticas. Se permiten discusiones entre participantes. La decisión final queda en el Director.

Resolución de Problemas: El Director tiene menos control del grupo, sirviendo como moderador o coordinador de la reunión. El problema es resuelto por el grupo. No se prepara un plan rígido para la reunión. El mayor problema del director es el controlar y dirigir la reunión. La aceptación por parte del grupo es mayor.

La Conducta de Reunión: 

Dificultades, Líder, Los Participantes.  

• El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona donde vive y por supuesto en su trabajo, los grupos son espacios donde interactúan dos o más personas que trazan objetivos particulares. Se denominan grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos específicos a realizar

La Conducta de Reunión:

• Dificultades: Comportamiento de los grupos, recursos que la empresa disponga para los participantes.

• Líder: Son los gerentes.